Handleiding
Het digitaal vakantiebeheer heeft verschillende functionaliteiten:
• Het aanmaken en beheren van je individueel werkschema
• Het aanvragen van vakantie
• Het indienen van gepresteerde overuren en het aanvragen van de opname ervan
• Het raadplegen van de teamkalender (vakantieplanning van je team )
In het navigatieluik aan de linkerkant vind je, naast een link naar de hoofdpagina van je vakantieoverzicht en deze handleiding, ook een verwijzing naar de jaarkalender ATP en je teamkalender.
Je vakantiebeheerder wordt hier ook weergegeven.
Centraal op de pagina, onder de hoofding "mijn vakantieoverzicht", kan je de tabbladen "vakantiefiche" en "werkschema" terugvinden.
Ben je zelf vakantiebeheerder, dan beschik je naast de vorige tabbladen ook de tabs "beheer" en "team" bekijken.
Inhoud
1. Info voor personeelsleden
1.1 Werkschema
1.2. Vakantiefiche
1.2.1 Vakantie
1.2.2 Overuren
2. Info voor vakantiebeheerders
2.1 Beheer
2.2 Team bekijken
1. Info voor personeelsleden
Het digitaal vakantiebeheer berekent je vakantiesaldo op basis van je individueel werkschema.
Via de knop "+ Werkschemawijziging aanvragen" vraag je een (nieuw) werkschema aan. Je vult hiervoor je tewerkstellingspercentage, je gewenste werktijden en de start en einddatum van je werkschema in.
Je kan het schema ten vroegste vandaag laten starten. Heb je je werkschema laattijdig ingediend? Neem dan contact op met de personeelsdienst via hrm@ap.be. Vermeld hierbij binnen welk departement, Schools of Arts of directie je werkt.
Het systeem stelt automatisch 31/12/2099 voor als einddatum. Voor een opdracht van bepaalde duur gebruik je de einddatum van je werkschema als einddatum van je opdracht.
Werk je structureel van thuis uit ? Vink voor deze tijdsblokken dan telewerk aan en verklaar je akkoord met het telewerkreglement.
Je aanvraag wordt eerst behandeld door je vakantiebeheerder, daarna wordt het nagekeken door de personeelsdienst. Zodra de personeelsdienst je werkschema heeft goedgekeurd krijgt je werkschema de status "Bevestigd" en wordt ook je vakantiesaldo(opnieuw) berekend.
Enkele opmerkingen:
• Heb je doorheen het jaar verschillende tewerkstellingspercentages? Dan dien je hiervoor aparte werkschema's in zodat je verlofrechten correct berekend worden.
• Voor meer complexe vragen neem je best contact op met de personeelsdienst via hrm@ap.be. Vermeld hierbij binnen welk departement, Schools of Arts of directie je werkt.
1.1 Werkschema
Je vakantierechten worden berekend op basis van het individueel werkschema. Als het tewerkstellingspercentage in je werkschema wordt aangepast in de loop van het jaar, wijzigt ook je vakantiesaldo.
Het vakantiesaldo voor een voltijdse opdracht voor een volledig kalenderjaar bedraagt 35 kalenderdagen.
Wanneer je deeltijds werkt en/of minder dan een volledig kalenderjaar, dan wordt het saldo evenredig berekend. De vakantiedagen worden omgerekend naar uren vakantie.
De periode van de zomersluiting wordt automatisch in mindering gebracht van het vakantiesaldo.
Tijdens de kerstvakantie is de hogeschool ook gesloten. Dit is een periode van dienstvrijstelling waarvoor je geen vakantie moet opnemen.
1.2. Vakantiefiche
1.2.2 Vakantie
Je kan vakantie aanvragen via de knop "+ Vakantie aanvragen". Je kan vakantie aanvragen voor één of meerdere dagen, een dagdeel of voor enkele uren. Doorloop de verschillende schermen tot je de melding krijgt "Je vakantieaanvraag werd succesvol ingediend".
Je vakantieaanvraag komt vervolgens terecht bij je vakantiebeheerder. Deze kan je aanvraag goedkeuren of weigeren. Zodra je aanvraag wordt goedgekeurd krijgt deze de status "Bevestigd", ontvang je een mail en wordt je vakantiesaldo aangepast.
Wens je je geplande vakantie alsnog te annuleren ? Open hiervoor de details van je vakantieaanvraag en kies voor "Annuleer deze aanvraag". Je dient hiervoor een reden op te geven. Op dat moment wordt je aanvraag geannuleerd, vertrekt er een mail naar je vakantiebeheerder en wordt je vakantiesaldo aangepast.
Maximaal 5 vakantiedagen kunnen worden overgedragen naar het volgende kalenderjaar. De overgedragen uren vakantie moeten voor 1 mei van het volgend jaar worden opgenomen.
Een eventuele beslissing tot afwijking van dit saldo van overdracht kan bekeken worden op het HOC en wordt gecommuniceerd in het najaar van het betrokken kalenderjaar.
1.2.2 Overuren
Als algemene regel geldt dat tijdens een normale werkweek met gangbare arbeidsduurregeling van 38uur/week (of pro rata voor deeltijdse medewerkers) geen overuren worden gepresteerd.
Het presteren van overuren op werkdagen wordt enkel erkend indien dit gebeurt op expliciet verzoek van de leidinggevende en dit vanaf een overschrijding van het normale dienstrooster met een minimum van 15 minuten.
Let erop dat je vanaf een blok van 6 aaneensluitende uren een pauze van minstens 30 minuten voorziet. Hierdoor dien je mogelijks je periode op te splitsen.
Gepresteerde overuren registreren doe je via de knop "+ Overuren indienen". Je dient ook extra informatie over de presteerde overuren mee te geven.
Je aanvraag komt vervolgens terecht bij je vakantiebeheerder. Deze kan je aanvraag goedkeuren of weigeren. De personeelsdienst kijkt de aanvraag eveneens na.
Wanneer je aanvraag tot overuren de status "Bevestigd" heeft gekregen is de goedkeuringsflow rond en wordt je overuren saldo aangepast.
In het overzicht van de "Overurenaanvragen" wordt weergegeven hoeveel uren compensatie er werden toegekend op basis van de gepresteerde overuren.
Wens je overuren op te nemen? Dan vraag je deze op dezelfde manier aan als wanneer je vakantie wenst op te nemen.
De gepresteerde overuren die gegenereerd worden in de eerste jaarhelft dienen opgenomen
worden voor 15 november van hetzelfde kalenderjaar. De overuren die gegenereerd worden in de
tweede jaarhelft moeten opgenomen worden voor 1 mei van het volgende kalenderjaar.
2. Info voor vakantiebeheerders
2.1 Beheer
Als vakantiebeheerder kan je de aanvragen (werkschema's, overuren en vakantie) van je team goed- of afkeuren via de tab "beheer".
Hou hierbij zeker ook rekening met de afspraken uit de generieke prestatie- en vakantieregeling voor ATP.
Enkele voorbeelden:
• Werkschema: max. 9u per dag
• Werkschema: wie voltijds werkt, werkt minstens 4,5 dag per week
• Werkschema: verplichte middagpauze van minstens 30 minuten
• Overuren: geen overlap tussen de ingediende overuren en het werkschema of reeds aangevraagde vakantie
• Overuren: vanaf een blok van 6 aaneensluitende uren een pauze voorzien van minstens 30 minuten
Daarnaast kan je een vervangvakantiebeheerder instellen. Je kan hierbij een onderscheid maken tussen de 3 types van aanvragen en je kan kiezen of je zelf de e-mails met de meldingen wil blijven ontvangen.
Onderaan de pagina wordt weergegeven welke acties je vervang-vakantiebeheerders hebben genomen.
Helemaal bovenaan de pagina wordt getoond voor wie je eventueel zelf vervang-vakantiebeheerder bent.
2.2 Team bekijken
Als vakantiebeheer kan je via het tabblad "Team bekijken" informatie terugvinden over je team. Voor alle personeelsleden uit je team wordt er weergegeven wat de einddatum is van hun werkschema, wat het aandeel van het totale jaarsaldo is waar de werknemer al een vakantie-aanvraag voor heeft ingediend dit jaar (al goedgekeurd of nog niet) en het restsaldo dat nog beschikbaar is.
Door op de naam van je personeelslid te klikken, kom je op de individuele vakantiefiche van dat personeelslid.