Handleiding
Het digitaal vakantiebeheer heeft 3 functionaliteiten:
• het beheer van de vakantieaanvragen
• het beheer van de overuren
• het beheer van het dienstrooster (nieuwe functionaliteit).
Voor deze drie functionaliteiten werken we met een digitale goedkeuringsflow. Elke medewerker heeft een beheerder die aanvragen voor vakantie, overuren en werkschema goedkeurt (of weigert).
Voor wijzigingen van werkschema en speciale gevallen zorgt de personeelsdienst voor het finale nazicht.
Praktisch:
Inhoud
Toegang digitaal vakantiebeheer
Startscherm
Werkschema
Werkschemawijziging aanvragen
Vakantiesaldo
Overgedragen saldo van vorig jaar
Vakantie aanvragen
Aanvraag annuleren
Overuren
Andere afwezigheden
Toegang digitaal vakantiebeheer
Op het intranet personeel vind je een link naar digitaal vakantiebeheer ATP. Het intranet vind je ook op de startpagina: http://start.ap.be. Aanmelden doe je met je p-nummer (pxxxx@ap.be) en je gebruikelijke paswoord. Als je reeds bent ingelogd op e-campus, hoef je niet opnieuw aan te melden.
Inhoudstabel
Startscherm
Op het startscherm vind je je vakantiebeheerder terug.
Deze beheerder beheert je aanvragen met betrekking tot vakantie, overuren en werkschema, zie tabbladen vakantiefiche en werkschema.
Als je vakantiebeheerder bent, heb je naast de vorige tabbladen ook de tab Beheer, voor het behandelen van de aanvragen, en Team bekijken, voor een globaal overzicht van je groep.
De medewerkers verschijnen pas in het overzicht zodra ze zich zelf aangemeld hebben in het digitaal vakantiebeheer.
Inhoudstabel
Werkschema
Het digitaal vakantiebeheer steunt op het individuele dienstrooster; op basis hiervan berekent het systeem het vakantiesaldo.
Via het tabblad werkschema kan je een werkschema aanvragen aan je beheerder.
Je vult er je tewerkstellingspercentage in en je gewenste werkschema. Het werkschema moet overeenstemmen met het opgegeven percentage.
Indien je een opdracht voor onbepaalde duur hebt, vult het systeem standaard 31/12/2020 in.
Voor een opdracht van bepaalde duur kan je de einddatum wijzigen. Zodra de personeelsdienst het werkschema heeft bevestigd, wordt je vakantiesaldo berekend.
Inhoudstabel
Werkschemawijziging aanvragen
Je kan een wijziging aanvragen aan je werkschema. Hiervoor gebruik je de link 'Werkschemawijziging aanvragen' bovenaan in het tabblad 'Werkschema'.
Daarin kan je stapsgewijs een nieuw werkschema aanvragen.
OPGELET: Je kan dit enkel doen voor een schema met een ingangsdatum in de toekomst.
Andere aanpassingen dienen met HRM te worden opgenomen.
Wanneer je reeds één of meer bestaande werkschema's hebt, dan houdt het systeem hier als volgt rekening mee:
- Wanneer er geen overlapping is met een bestaand werkschema zal er na goedkeuring en bevestiging een nieuw werkschema beschikbaar zijn. De oude werkschema's blijven ongewijzigd.
- Wanneer het nieuwe schema overlapt met begin- of einddeel van een bestaand schema, dan zal het bestaande werkschema worden aangepast. Afhankelijk van welk deel er overlapt zal de begin- of einddatum van het bestaande werkschema worden aangepast. Dit resulteert in 2 nieuwe schema's waarbij het bestaande werd ingekort, en het nieuwe werkschema hierop aansluit.
Voorbeeld: Je hebt een bestaand schema van 01/01/2013 t/m 31/12/2014. Je wenst een aangepast schema aan te vragen voor de periode 01/05/2014 t/m 31/12/2014. Na goedkeuring resulteert dit in twee werkschema's: enerzijds het oude werkschema dat nu loopt van 01/01/2013 t/m 30/04/2014 en anderzijds het nieuwe werkschema dat loopt van 01/05/2014 t/m 31/12/2014. - Wanneer het nieuwe schema middenin een bestaand schema valt, dan zal het bestaande werkschema worden opgesplitst. Dit zal resulteren in 3 nieuwe schema's , waarvan het 1e en 3e het oude werkschema weerspiegelen. Tussenin zit dan het nieuwe werkschema.
Voorbeeld: Je hebt een bestaand schema van 01/01/2013 t/m 31/12/2014. Je wenst een aangepast schema aan te vragen voor de periode 01/05/2014 t/m 31/10/2014. Na goedkeuring resulteert dit in 3 werkschema's:- Werkschema 1 loopt van 01/01/2013 t/m 30/04/2014. De uren van dit schema zijn die van het oorspronkelijk bestaande werkschema.
- Werkschema 2 loopt van 01/05/2014 t/m 31/10/2014. De uren hiervan zijn die van het nieuw aangevraagde schema.
- Werkschema 3 loopt van 01/11/2014 t/m 31/12/2014. De uren van dit schema zijn eveneens die van het oorspronkelijke bestaande werkschema.
- Wanneer een nieuw aangevraagd werkschema overlapt met meerdere bestaande werkschema's, dient er contact te worden opgenomen met HRM.
BELANGRIJK!: Wanneer er goedgekeurde vakantieaanvragen van een paar uur in het systeem aanwezig waren die door de wijziging veranderen, dan zullen deze opnieuw dienen te worden aangevraagd. Je krijgt hiervan melding.
Inhoudstabel
Vakantiesaldo
Overeenkomstig de prestatieregeling ATP bedraagt het vakantiesaldo voor een voltijdse opdracht van een volledig kalenderjaar 35 kalenderdagen.
Wanneer je een deeltijdse werkschema hebt ingevuld en/of wanneer je een kortere opdracht hebt, berekent het systeem het saldo op evenredige wijze.
Het aantal vakantiedagen wordt omgerekend naar uren. Je vindt het terug bij “Vakantie”.
Als je je tewerkstellingspercentage aanpast in de loop van het jaar, wijzigt ook je saldo.
Inhoudstabel
Overgedragen saldo van vorig jaar
Overeenkomstig de prestatieregeling ATP worden er desgevallend maximaal 38 vakantieuren overgedragen (evenredig te berekenen voor deeltijdse opdrachten).
Niet opgenomen overuren worden overgezet naar volgend jaar. Het totaal van overgedragen vakantieuren en overuren verschijnt in het overgedragen saldo.
Dit saldo moet worden opgenomen vòòr 01/05 van het volgend jaar.
Inhoudstabel
Vakantie aanvragen
Het vakantiesaldo wordt door het systeem berekend op basis van je werkschema. Zolang je dus geen werkschema hebt ingevoerd, verschijnt er geen vakantiesaldo.
Vakantie moet steeds worden goedgekeurd door de vakantiegoedkeurder. Dien je vakantieaanvraag daarom tijdig in.
Vakantie aanvragen doe je via de button vakantie aanvragen in de tab Vakantiefiche. Doorloop alle schermen tot je de melding krijgt 'Je vakantieaanvraag werd succesvol ingediend'.
Je vakantiebeheerder ontvangt een mail. Wanneer je aanvraag goedgekeurd (of geweigerd) wordt, ontvang je een mail ter bevestiging.
Zodra de personeelsdienst je aanvraag bevestigt, wordt je saldo aangepast.
Als je meerdere weken wenst aan te vragen, houdt het systeem rekening met inactiviteitsdagen voor deeltijdse medewerkers alsook met zaterdagen/zondagen en feestdagen.
Overeenkomstig de prestatieregeling ATP moet je vakantieuren reserveren voor de periode van de zomersluiting.
Tijdens de kerstvakantie is onze hogeschool ook gesloten (dienstvrijstelling), daarvoor moet je geen vakantie opnemen.
In de vakantiefiche vind je een overzicht van al je aanvragen van het lopende jaar.
Inhoudstabel
Overuren
Als algemene regel geldt dat tijdens een normale werkweek met gangbare arbeidsduurregeling van 38uur/week geen overuren worden gepresteerd.
Het presteren van overuren op werkdagen wordt enkel erkend indien dit gebeurt op expliciet verzoek van de leidinggevende en dit vanaf een overschrijding van het normale dienstrooster met 15 minuten.
Als je overuren wenst te registreren, dan doe je dat via de button overuren indienen in de tab “Vakantiefiche”.
De werkwijze is dezelfde als voor vakantie aanvragen.
Zodra de personeelsdienst je aanvraag bevestigt, wordt de teller overuren aangepast.
Overuren opnemen kan je indien je overuren hebt opgebouwd.
Overuren aanvragen doe je via de button vakantie aanvragen in de tab Vakantiefiche Overuren opnemen.
Inhoudstabel
Aanvraag annuleren
Je kan een aanvraag ook zelf annuleren. Dit kan echter enkel voor aanvragen in de toekomst, dus voor vakantie, overuren of verlof die je nog NIET hebt opgenomen.
Ga daarvoor naar het detail van de aanvraag en klik er op de link 'Annuleer deze aanvraag'. Je dient hier een reden op te geven waarom je de aanvraag wil annuleren.
Na bevestigen is je aanvraag meteen geannuleerd en wordt er een mail gestuurd naar je vakantiebeheerder om hem/haar hiervan op de hoogte te brengen.
Je saldi worden automatisch aangepast.
Inhoudstabel
Indien je nog vragen hebt, helpt de personeelsdienst je graag verder, via personeelsbeheer.alg.diensten@ap.be of 03/220 58 29